Får I tilstrækkelig værdi ud af jeres digitale løsninger?

I et forsøg på en optimering af manuelle arbejdsgange har et stort antal virksomheder investeret i hardware og software igennem de senere år. Faldende priser på IT har generelt åbnet virksomhedernes øjne og muligheder for at introducere automatiserede og digitale løsninger, der kan forbedre virksomhedernes workflow og stramme arbejdsprocesserne op, således at der kan frigives ressourcer til andre og mere værdiskabende indsatsområder. Desværre gør utroligt mange virksomheder dette uden at have en målrettet strategi, og derfor ender mange med halve og usammenhængende løsninger, der ikke giver de resultater, man havde forventet af investeringen.

digitaleudfordringer

Det handler også om mennesker - og om ledelse

Potentialet i en digitalisering er enormt. Udviklingen foregår forskelligt afhængigt af virksomhedens størrelse, branche og internationalisering, men i bund og grund kan ingen branche eller virksomhed se sig fri af nødvendigheden af at se på de IT-teknologiske muligheder. Det er særligt de små og mellemstore virksomheder, der har et digitalt efterslæb eller en "teknisk gæld", da det her ofte kan anses som en meget stor og uoverkommelig opgave at skulle implementere nye systemer og workflows, men i høj grad også fordi ledelsen ikke prioriterer dette indsatsområde og måske heller ikke har kompetencerne hertil.

Digitalisering af forretningsprocesserne betyder ofte, at arbejdsfunktioner og kompetencekrav forandres. De administrative processer automatiseres og de mest rutineprægede opgaver, der tidligere blev udført af en medarbejder, erstattes af selvbetjeningsløsninger, teknologi eller outsources for at frigøre ressourcer til den værdiskabende del af kerneforretningen. De administrative opgaver er altså blevet redefineret og ofte spredt på flere medarbejdere og arbejdsfunktioner. Det bliver derved vanskeligere at opretholde et klassisk skel mellem de administrative processer og de øvrige processer i virksomheden. Herved vokser kompleksitet i opgaven måske også. Det stiller derfor krav om løsninger, der kan give den enkelte medarbejder et bedre overblik, og sikre en automatiseret dokumentation og vidensdeling.

Værdi og udfordringer ved digitalisering

Ud over de åbenlyse effektiviseringsgevinster, der kan hentes igennem en digitalisering af arbejdsprocesser, er et andet og meget vigtigt mål at etablere en parathed og fleksibilitet, der muliggør hurtig reaktion set i forhold til pludselige forandringer i markedet. Endvidere forholder det sig sådan, at man ved brug af standard- eller brancheløsninger kan det samme som sine konkurrenter. Derfor kan visionære ledelser i danske virksomheder opbygge konkurrencemæssige fordele ved at lægge "lag" ovenpå eller ind i mellem standardløsningerne, som tilfører de eksisterende løsninger merværdi og giver mulighed for differentiering i markedet.

65-70 pct. af de små og mellemstore virksomheder angiver, at de har oplevet og forventer, at IT-investeringer medvirker til at reducere de administrative omkostninger eller øge produktiviteten. Potentialet for digitaliseringens værdiskabelse i virksomhederne er meget betydeligt. En undersøgelse viser, at hvis andelen af virksomheder i Danmark, der digitaliserer mindst én intern proces, øges med ét procentpoint, forbedres virksomhedernes værdiskabelse med op til 6,5 mia. kr. årligt på landsplan.

For at opnå denne værdiforøgelse er det dog essentielt, at virksomheden har en langtrækkende og gennemtænkt digital strategi. I virkeligheden skal de digitale indsatsområder være en integreret del af virksomhedsstrategien. Som GE's CEO Jeff Immelt for nylig udtrykte det i et interview: "Alle virksomheder vil fremover være digitale - hvad enten de vil det eller ej". Her er det vigtigt at gennemgå alle aspekter af en ny strategi, hvor workflows, arbejdsprocesser, medarbejdernes daglige arbejdsgange og kundernes forventninger bliver inkorporeret i de digitale målsætninger. Hvis ikke alle virksomhedens beslutningsorganer, fra bestyrelsen til de daglige ledere, sikrer at alle elementerne er en del af digitaliseringsstrategien, risikerer man at tabe væsentlige fordele på gulvet, og digitaliseringen kan ende med at blive et irritationsmoment, der giver anledning til store frustrationer for ledelsen og medarbejderne.

Teknologi er naturligvis en vigtig komponent, når vi taler digitalisering, men det er ikke en meget værd, hvis der ikke samtidigt fokuseres på, hvordan den nye teknologi forankres i mennesker og deres arbejdsprocesser.

Vælg jeres digitaliseringsområder omhyggeligt

Mange virksomheder styrer stadig centrale dele af deres forretning med myriader af Excel-ark med utallige linjer, faner og komplekse sammensætninger. Ofte er der kun få medarbejdere i virksomheden, der kan gennemskue kompleksiteten i disse, og det gør virksomheden sårbar. Desuden er der ofte udfordringer med integrationen til andre systemer, og det kan skabe et uhensigtsmæssigt workflow, der kan give meget lange arbejdsprocesser eller resultere i tab af data. Det kan for mange virksomheder være relevant at se på mulighederne for at få udviklet et stykke software, der kan integreres direkte ind i deres nuværende systemer.

Undersøgelser har vist, at et så simpelt redskab som en håndscanner i en branche med mange logistikudfordringer for produkter og levering, kan være med til at reducere tidsforbruget med godt 30%.  Automatisering af ordrer, picklister, logistikberegninger kan yderligere være med til at sikre et forbedre workflow og gøre arbejdsprocesserne hurtigere og optimere timeforbruget.

Integration mellem økonomisystemer, ordresystemer, lagersystemer, CRM-, CMS og BI-systemer giver medarbejderne et bedre overblik, en hurtigere kundeservice, minimerer fejl og mulighed for at alt dokumentationen oprettes og styres automatisk fra ordre til faktura.

B.S.F.u.logo

GoApplicate deler gerne ud af vores erfaringer

Hos GoApplicate A/S har vi igennem de sidste 15 år arbejdet med at hjælpe vores kunder til at optimere deres forretningsprocesser. Vi stiller gerne op til en snak med jer om, hvordan jeres virksomhed kommer bedst muligt videre ved at udnytte de digitale muligheder i jeres forretning og branche.


Flere nyheder